Patologías comunes en oficinas: cómo resolverlas de manera eficiente.

En los proyectos de reforma de oficinas, son tres los objetivos clave que se pretenden alcanzar:

• Reconfiguración del espacio y actualización de la imagen, impulsando de este modo decisiones estratégicas de la compañía que se instalará en ellas.
• Implementación de mejoras constructivas o de instalaciones (nuevas tecnologías y materiales).
• Resolución de patologías del local existente, debidas a una deficiente construcción del local original, o al deterioro de este a lo largo del tiempo.

A continuación, detallamos los problemas y patologías más comunes que encontramos en las oficinas a reformar:

1. Errores en el diseño o ejecución de instalaciones eléctricas.

Las instalaciones son la parte más oculta de las oficinas, su diseño es fundamental para la usabilidad y la durabilidad de las oficinas, algunos de los errores más frecuentes son:

• Iluminación mal distribuida o con niveles inadecuados.
• Tomas eléctricas o de red ubicadas en lugares erróneos.
• Falta de previsiones para futuros cambios tecnológicos (p. ej., cableado estructurado insuficiente), lo que limita la flexibilidad del espacio a futuro.

Es importante que el diseño y cálculo de instalaciones sea realizado por profesionales, y no basado en una aproximación inexperta que pueda pasar por alto las diferentes condiciones de partida de cada local y los usos previstos.

Más allá de lo anterior, gran parte de los problemas que encontramos relativos a instalaciones se pueden prevenir y resolver mediante la adecuada coordinación entre el diseño y la construcción. Es fundamental la revisión cruzada de planos (arquitectura vs instalaciones).

La supervisión constante con checklists de control de calidad, permite una garantía adicional para evitar tales errores.

2. Acústica deficiente.

La acústica deficiente en las oficinas se manifiesta habitualmente de las siguientes maneras:

• Problemas de aislamiento acústico entre despachos o salas de reuniones.
• Reverberación en espacios de trabajo abiertos tipo open space.
• Mal control del ruido de equipos HVAC.

En fase de diseño, y nuevamente bajo prescripción experta, se debe dotar a los espacios de soluciones orientadas a solucionar los problemas antes descritos. En zonas de pradera, el empleo de paneles acústicos y placas fonoabsorbentes de techo permiten una mejora considerable en el confort acústico del espacio, mientras que en los espacios cerrados es importante el material aislante usado en paramentos y sobre falsos techos, así como el diseño y sellado de los encuentros entre tabiques, suelos y techos.

En fase de ejecución, es importante vigilar que el montaje se realice según prescripción de proyecto y del fabricante, prestando especial atención a la correcta instalación de materiales aislantes y la ejecución de sellados.

3. Climatización mal diseñada.

La climatización es uno de los problemas más comunes en las oficinas. Es habitual encontrar en oficinas a reformar las siguientes situaciones:

• Problemas de la propia instalación. 
  Zonas con sobrecalentamiento o frío excesivo debido a:

• • Difusores mal ubicados.
  • Cargas térmicas no bien consideradas.

Falta de zonificación adecuada.

• Problemas de aislamiento de los locales que producen pérdidas de frío/calor.

Destacar la importancia de la realización de un estudio térmico y de cargas reales de ocupación para conseguir una climatización óptima y adecuada a los espacios diseñados. Es siempre recomendable dividir el sistema HVAC en zonas independientes, así como emplear sistemas VRV o fancoils controlados por termostatos zonales.

4. Iluminación natural y control solar.

En la actualidad, la iluminación de las oficinas se considera un factor importante a la hora de garantizar el bienestar de sus usuarios. Existen diferentes problemas relacionados con la iluminación natural:

• Reflejos en pantallas por falta de cortinas o control solar.
• Oficinas internas sin acceso a luz natural.
• Mala orientación de espacios respecto al recorrido del sol.

Una medida eficaz para el control solar consiste en la Incorporación de persianas, cortinas motorizadas o vidrios con control solar.

En cuanto al diseño de la distribución de los puestos de trabajo, se deberá tener en cuenta que su disposición evite reflejos en pantallas. Es igualmente importante diseñar con un equilibrio entre luz natural y artificial (iluminación circadiana, si es posible).

5. Acabados y materiales de baja calidad.

En ocasiones, es el aspecto de deterioro de un local lo que impulsa la necesidad de su reforma, no necesariamente producido por el paso del tiempo, sino por otros factores:

• Uso de materiales no adecuados para el tipo de uso intensivo como son los espacios de trabajo (pavimentos, revestimientos verticales), carpinterías...
• Malas terminaciones en tabiquería ligera (fisuras, uniones mal resueltas).

Desde la fase de diseño en la que se prescriben los materiales del proyecto, o bien en la fase de propuesta de variantes a los mismos en fase de obra, es clave seleccionar materiales resistentes al uso intensivo, fáciles de mantener y con bajo VOC (compuestos orgánicos volátiles). Se deben facilitar muestras físicas y fichas técnicas que avalen la aprobación de acabados. En proyectos más complejos, es de utilidad contar con un plan de calidad en el que se establezca un protocolo de recepción detallado para el control de todas las terminaciones.

6. Flexibilidad limitada.

En ocasiones, el motivo de plantear una reforma integral es la falta de flexibilidad del espacio de oficina disponible, aunque la calidad o el estado de conservación de los materiales sea el adecuado:

• Diseño poco adaptable a cambios futuros.
• Poca previsión para crecimiento de personal o reconfiguración de espacios.

Son distintos los recursos que se emplean en el diseño y construcción de oficinas en aras de generar espacios cuya flexibilidad les permita evolucionar con la empresa que las ocupa. Así, es recomendable el empleo de mamparas móviles o sistemas modulares para divisiones, que permitan la reconfiguración y uso diferentes de los espacios, y también la introducción de espacios polivalentes que permitan el cambio de uso a lo largo del tiempo. En cuanto a instalaciones, es buena práctica dejar previsión de espacios técnicos y conductos adicionales para futuras instalaciones, así como la incorporación de un diseño de cableado estructurado escalable.

7. Problemas en cumplimiento normativo.

Existen dos problemas relacionados con el cumplimiento de la normativa. Uno de ellos es el hecho de que está se va adaptando y cambiando a largo de los años. El otro está relacionado con el uso y mantenimiento de las instalaciones de los edificios. Entre los principales problemas, nos encontramos con:

• Falta de accesibilidad universal (rampas, baños, puertas).
• Salidas de emergencia mal señalizadas o con obstrucciones.
• Sistemas de protección contra incendios con mantenimiento deficiente.
• Sistemas de instalaciones eléctricas obsoletos.
• Instalaciones reformadas sin asesoramiento profesional.

Cuando se aborda una reforma de oficinas, es obligatoria la revisión y adaptación de estos aspectos, por lo que es importante tomarlo en consideración desde los primeros momentos de proyecto. Una buena opción es trabajar en coordinación, desde el inicio, con las entidades u organismos (Ayuntamiento, ECU, OCAs, bomberos…) que más adelante realizarán las inspecciones correspondientes, lo que agilizará el proceso de legalización del local.

8. Conclusión.

En definitiva, para que los nuevos proyectos y obras de reforma de oficinas no caigan en los errores en que otras lo han hecho, es muy importante atender a todos los momentos críticos anteriormente mencionados, tanto en fase de diseño como de ejecución. Destacamos la importancia de:

• Involucrar al usuario final en la etapa de diseño.
• Establecer un proceso de revisión y aprobación claro para cambios en obra.
• Mantener un canal fluido de comunicación entre oficina técnica y obra.

Os invitamos a visitar algunas de nuestras obras de oficinas para que conozcáis el resultado de nuestro trabajo.